Comment s’organiser au travail ?

Comment s’organiser au travail ? L’environnement, la planification, la gestion de son emploi du temps, des horaires de travail, le travail de nuit, la gestion des e-mails…

Autant de questions que l’on se pose quand on veut articuler sa charge professionnelle et la qualité de vie au travail (QVT).

Dans cet article, nous répondrons à quelques questions pour apprendre à s’organiser au travail.

Nous en profiterons pour vous donner quelques astuces utiles et conseils de lecture pour s’organiser efficacement.

Avant d’entrer dans le vif du sujet, je voudrais insister sur l’importance d’avoir un travail en lien avec votre Ikigaï, et donc de bien le connaitre : « Comment trouver votre Ikigai ? »

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Comment mieux s’organiser au travail ?

Une simple recherche sur internet permet de comprendre que cette question est bien plus complexe qu’il n’y parait au premier abord. Pourtant, il semble que ce soit très important afin de bien réussir sa vie au niveau professionnelle.

Identifier les tâches les plus importantes et les organiser en une liste cohérente pourrait a priori sembler être la première chose à faire.

Pour l’efficacité de votre travail professionnel et afin de ne pas vous laisser déborder ou ne pas vous laisser submerger, il convient de se poser les bonnes questions, surtout après avoir trouvé sa voie.

Et ce, bien avant de vous mettre à la recherche des bons outils et des bonnes méthodes !

L’organisation du travail professionnel ne dépend pas prioritairement du choix d’un bon agenda, d’une todo list (liste de tâches) ou d’une boite email bien organisée mais des objectifs de vos actions et activités.

Les dirigeants surmenés que j’accompagne ont souvent un double objectif :
-Reprendre le contrôle sur leur emploi du temps
-Booster les résultats économiques de leur entreprise

Donc si vous vous mettez temporairement dans la peau d’un de mes clients, avant de se lancer dans l’exécution d’une tâche ; comme par exemple réaliser une réunion ou planifier le travail de votre équipe ; il convient de vous poser la question suivante :

« Est-ce que ce que je m’apprête à faire me permet de me libérer du temps et d’augmenter mon chiffre d’affaires ? »

Si la réponse est non, alors cette tâche ou cette activité n’a rien à faire dans votre agenda, ni dans votre liste de tâches !

Pour améliorer vos performances, je vous propose d’utiliser la matrice d’Eisenhower :

Cette matrice permet de vous poser les bonnes questions en réalisant un premier tri dans les activités et actions à organiser, pour atteindre vos objectifs.

Cependant, pour utiliser efficacement cette matrice, il convient d’éclaircir la définition des deux mots sur laquelle elle repose. A savoir les termes : « important » et « prioritaire. »

Une activité importante permet de progresser vers un objectif spécifique. Une activité prioritaire est une activité qui doit être réalisée avant toutes les autres.

Il n’y a qu’une seule priorité et plusieurs tâches importantes par catégorie d’objectif.

Prenons un autre exemple.

S’il y a le feu dans votre immeuble :
-La priorité est d’appeler les secours
-L’urgence est de vous mettre en sécurité, donc de sortir du bâtiment si c’est possible ou d’organiser le moyen de rester en vie si cela ne l’est pas !

La priorité doit toujours être réalisée en PREMIER et AVANT toutes les autres !

Une fois cette distinction bien comprise (une seule priorité, et plusieurs choses importantes), il devient facile d’utiliser la fameuse matrice d’Eisenhower, et si vous m’avez suivi, c’est la priorité !

L’urgence sera alors de planifier vos actions et activités avant de les réaliser.

Je reviendrai plus tard sur le choix des outils pour le faire.

Comment s’organiser pour travailler à la maison ?

Quelle est la différence entre s’organiser au travail et s’organiser en télétravail ?

Fondamentalement, dans l’organisation du travail lui-même, pas grand-chose.

La différence majeure tient dans le fait que vous allez devoir vous autoréguler vous-même, et que personne ne sera derrière vous pour vous stimuler et/ou vous faire avancer en cas de passivité.

La question devient ici n’est non pas comment faire pour s’organiser mais comment m’assurer que je vais réaliser ce que j’ai à faire ?

Une autre question est : « comment organiser mon espace de travail pour être plus efficace ? ».

Je renvoie à l’article « 20 astuces pour être plus efficace en télétravail », une véritable approche minimaliste !

Quelles méthodes et quels outils pour s’organiser au travail ?

Maintenant que vous avez déterminé avec précision une liste de tâches à faire et classé cette liste en fonction des 4 grandes catégories proposées par Eisenhower, à savoir :
-Ce qui est prioritaire et urgent
-Ce qui prioritaire mais pas urgent
-Ce qui est urgent mais pas prioritaire
-Ce qui n’est ni prioritaire, ni urgent

La question des méthodes et des outils devient intéressante.

Voici une liste de 3 outils que j’utilise et que je recommande pour mieux s’organiser.

Un bon agenda

Nous avons tous besoin d’un agenda pour nous organiser et planifier nos réunions, rendez-vous et délimiter nos journées de travail.

Il est important de bien choisir le vôtre.

Numérique ou papier, cela dépend de vos préférences et de vos habitudes. Ce qui importe plus que le format, c’est l’objectif de l’outil.

Personnellement, j’aime avoir dans mon agenda mes objectifs professionnels et m’organiser en fonction.

Dans cette optique, je recommande deux outils :
-Le M3 Journal de Damien COZETTE
-L’agenda 110 de Franck Nicolas

Un programme de gestion des tâches

Un programme de gestion de tâches vous permet d’organiser vos tâches en todo list, en fonction par exemple des 4 critères proposés par la matrice d’Eisenhower.

Les meilleurs programmes du marché actuel sont :
-Monday
-ProjectManager
-Hubspot

Si vous débutez votre activité, il existe des solutions gratuites comme par exemple Trello.

Un outil de prise de notes

Les bonnes idées de gestion du temps, de productivité pour organiser votre travail personnel et professionnel surgissent souvent au moment où vous vous y attendez le moins.

Prendre des notes en réunion, au lycée lors d’une rencontre informelle avec les parents des amis de vos enfants, dans les transports en commun ou n’importe où ailleurs nécessite un outil de prise de notes.

Il en existe plusieurs payants et gratuits. Les plus connus sont Dropbox, Evernote, OneNote ou tout simplement l’outil de prise de notes de votre smartphone ou tablette préférée.

Quels livres pour s’organiser au travail ?

La littérature en langue française sur l’organisation et la gestion du temps est fournie.

Voici une sélection de livres que je recommande :
-S’organiser pour réussir De David Allen, chez Alisio 2015, disponible ici.
-Mieux s’organiser au travail, d’Emilie Amic, autoédition, 2018, trouvable ici.
-La boite à outils de la gestion du temps, Chez Dunod, 2019, disponible ici.
-Votre temps est infini, par Fabien OLICARD, chez Fisrt, 2019, trouvable ici.

Conclusion : comment s’organiser au travail ?

Dans cet article, nous avons vu que la question centrale de l’efficacité professionnelle est d’abord liée aux objectifs et à l’intention.

Au travers de deux exemples, nous avons vu comment utiliser la matrice d’Eisenhower pour prioriser les tâches à effectuer et pour les planifier dans un outil de gestion du temps.

Une fois la méthode de travail posée, nous nous sommes intéressés à quelques outils de planification pour finir par une liste d’ouvrages en langue française afin d’approfondir la démarche.

Cet article a été écrit par Pierre COCHETEUX, conseiller en entreprise, auteur et conférencier.

Vidéo s’organiser au travail

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Infographie s’organiser au travail

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